Tämä on henkilötietolain, tietosuojalain ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
1. Rekisterinpitäjät
U-landshjälp från Folk till Folk i Finland sr (UFF) vastaa järjestelmän teknisestä toimivuudesta toimien rekrytointirekisterin ylläpitäjänä ja vastaten henkilötietojen käsittelystä tältä osin (lokitiedot, varmuuskopioinnit, hävittäminen).
2. Rekisteriasioista vastaavat henkilöt ja/tai yhteyshenkilöt
UFF vastaa rekisterinpitäjänä henkilöiden hakemusten ja henkilötietojen käsittelystä sekä niitä koskevista tiedusteluista. Tiedustelut osoitetaan rekisteriasioista vastaavalle henkilölle.
Vastaava henkilö: Tiina Kuusela, HRD Manager p.050 476 6890, hrmanager@uff.fi
3. Rekisterin nimi
UFF:n rekrytointiin liittyvät tiedot kerätään SympaHR -rekrytointialustaan, www.sympahr.net/public/- tehtäväkohtainen viitenumero. Tietokanta koostuu kohdistetuista rekrytoinneista ja avoimista rekrytoinneista kertyvistä työnhakijatiedoista.
SympaHR -palvelussa linkittyy kahteen järjestelmään; säätiön julkisen verkkosivuston julkaisualusta ja säätiön sisäisen intranetjärjestelmän julkaisualusta. Säätiön verkkosivustolla UFF julkaisee avoimia työpaikkoja, jotka poistuvat julkaisualustasta, kun hakuaika päättyy. Verkkosivuston julkaisualustaan ei synny henkilötietorekisteriä.
Työnhakijat voivat jättää rekrytointijärjestelmään työhakemuksensa. Rekrytointijärjestelmään kertyy työnhakijoiden henkilötietoja hakemusten jättämisen myötä. Rekrytointialustan tietoja käsittelevät ja niihin on pääsy yksinomaan rekrytoinneista vastaavilla säätiön työntekijöillä, jotka käsittelevät hakemuksia.
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus (rekisterin käyttötarkoitus)
Rekisterin käyttötarkoituksena on UFF:n henkilöstön rekrytointi. Henkilötietojen käsittely perustuu henkilötietolain 523/1999, tietosuojalain
1050/2018, EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 679/2016, työelämän tietosuojalain 759/2004 ja arkistolain 831/1994 määräysten ja ohjeiden mukaiseen työnhakijoiden tietojen käsittelyyn, säilytykseen ja poistoon.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekrytointijärjestelmään tallentuvat työnhakijan tiedot riippuen siitä, mitä tietoja työnantaja kohdennetuissa rekrytoinneissa hakulomakkeella kysyy
ja mitä tietoja työnhakija itsestään tallentaa.
Työnhakijan on mahdollista tallentaa avoimen sekä kohdennettu koskevan hakulomakkeen muodossa seuraavat tiedot itsestään: nimi, yhteystiedot, äidinkieli, työkokemus tehtäväkuvauksineen, koulutustiedot, osaamistiedot, alueellinen käytettävyys, suosittelijat, avoin hakemuskirje, cv sekä mahdollinen hakijan liittämä muu liitetiedosto.
Työnhakijalla eikä UFF:llä ole mahdollisuutta tallentaa henkilön syntymäaikaa tai henkilötunnusta, sukupuolta, uskonnollista tai poliittista sitoumusta tai muutoinkaan arkaluontoista tai rekrytointiprosessissa mahdollisesti syrjivää tietoa hakijasta.
Rekrytointijärjestelmään jätettyjä hakemuksia voivat lukea ja käsitellä rekisterinpitäjien valtuuttamat työntekijät.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Säännönmukaisena tietolähteenä ovat UFF:n rekrytointijärjestelmään hakemuksen jättäneet työnhakijat. Tietoja voidaan täydentää tai poistaa rekisteröidyn työnhakijan antamien lisätietojen pohjalta ja työnhakijan suostumuksella.
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta tai siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käyttö on rajattu käyttövaltuuksin ja rekisterin käyttötapahtumat rekisteröityvät rekrytointijärjestelmän lokitietoihin, joiden käsittelystä
vastaa rekisterin ylläpitäjä. Rekisteriä voi käyttää vain henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla rajatuin oikeuksin. Rekisteröityneen työnhakijan tietoihin pääsevät työnantajan valtuuttamat työntekijät.
Käsittelyssä noudatetaan suojaamisvelvoitteita ja vaitiolovelvollisuutta.
9. Henkilörekisterissä olevien tietojen säilytys ja hävittäminen
Sekä sähköinen että manuaalinen tietojen säilytys ja hävittäminen tapahtuu arkistolain 831/1994 8 §:n perusteella annettujen ohjeiden mukaisesti.
Järjestelmään rekisteröityneet UFF:n edustajat vastaavat hakemusten ja työnhakijoiden tietojenkäsittelystä ja hakemusten säilytyksestä avointen sekä kohdistettujen rekrytointien osalta, jotka työnhakijat ovat järjestelmään tallentaneet.
Rekisterinylläpitäjä vastaa sähköisten tietojen varmuuskopioinnista sekä niiden säilyttämisestä.
Rekisterinpitäjänä toimivalle UFF:lle työnhakijatietokannasta syntynyt manuaalinen aineisto hävitetään, kun se ei rekrytoinnin kannalta ole enää tarpeellista. Sähköisesti kertynyttä työnhakijoiden aineistoa säilytetään vuosi, minkä jälkeen se poistetaan järjestelmästä. Kaikkien hakemusten hävittäminen tapahtuu arkistolain mukaisin menetelmin ja siitä vastaa UFF:n vastaava henkilö.
10. Tarkastusoikeus
Työnhakijalla on oikeus saada tarkistaa itsestään tallentamansa tai hänestä tallennetut tiedot. Asiaa koskevat pyynnöt tulee osoittaa rekisterinpitäjänä toimivan UFF:n vastaavalle henkilölle.
11. Virheellisen tiedon korjaaminen
Työnhakija voi pyytää virheellisen tiedon korjaamista rekisterinpitäjänä toimivalta UFF:n vastaavalle henkilöltä. Työhakemuksia käsittelevät työnantajan edustajat saavat päivitetyt hakemusrekisteritiedot käyttöönsä voimassa olevien hakuaikojen puitteissa.
12. Tietojen luovuttaminen suoramarkkinointi- tms. tarkoituksiin
Henkilötietoja ei luovuteta suoramainontaa, suoramarkkinointia, etämyyntiä, markkina- tai mielipidetutkimusta tai henkilömatrikkeleita varten.
